💡 在本文章你將學到：串接微軟 Forms 表單與 Word 檔的自動化流程
限制 僅限商務帳號可以使用以下流程，免費帳號部分權限是無法使用的

前言

利用微軟 Forms 表單，取得使用者提供的資訊後，再將其自動寫入 Word 檔，以符合希望的呈現方式。
主要希望達到 Mobile UI Friendly，使手機使用者也能解除在 Word 檔填寫資料的不便

內文

需求者的痛點梳理

這就要說到之前公司 HR 雖然已經將應徵前須填寫給公司的基本資料都已經設計在 Forms，可以讓應徵者依照表單題目一一填寫，紀錄就能回傳給 HR。但由於回傳資料並不如原先以 Word 檔填寫時如此方便查看，因此他們遲遲未將流程改動，而後他們向我們提出需求，希望能有個方法再將記錄寫回 Word，讓 HR 與用人主管的使用習慣不被改變，資料也得以更好閱讀。

使用情境

原有流程：人為因素可能造成流程無法順利完成

這是簡易版流程，上面是原有流程，你可以發現紀錄若要填寫，在各種不同的裝置下，所對應的方式是不一樣的，而手機使用者是更不友善；除此之外，在記錄填寫完畢後仍需要自己手動回傳紀錄給公司，整個紀錄才能順利回到公司端。過程中有許多需要經過人的主動才能完成，若其中一環有疏忽，就會造成資料無法順利獲得的狀況。

新流程：自動化流程與自動歸檔

新流程則是將人為因素大幅降低，HR 只需要將連結送出，應徵者只要點開 Forms 填寫相關訊息，紀錄就會自動存入資料庫，也能自動謄寫進 Word，甚至將 Word 檔自動備份至資料庫，以做後續分析、歸檔之用。

技術拆解

SharePoint，他就是一個簡易版的資料庫，用途與優勢請參考 Power Platform 環境裡的資料庫大比拚，雖然不是一個功能強大的資料庫，但作為小型資料的管理是很夠用的。這部分由於你要有個公司帳號才能使用 SharePoint，再加上 SharePoint 在自動建立 Forms 表單的功能其實很簡單好操作，這部分我就先不提供教學，請容許我專注在如何將 Forms 資料自動轉移到 Word 檔的技術。

後話

接下來，將會帶大家除了學習如何驅動 Power Automate 做到上述需求，也會跟大家分享如何在 Word 挖空，讓 Form 紀錄自動謄寫的技術，這部分有兩種方式可以達成：合併列印、開發人員模式。這邊將會利用開發人員模式與大家分享

列點摘要 by GenAI

• 前言:
  • 說明使用微軟 Forms 取得使用者資訊後，自動寫入 Word 檔的目的，特別針對手機使用者的友好性。
• 需求者的痛點梳理:
  • 描述 HR 在使用 Forms 收集應徵者資料時遇到的困難，因為資料回傳不如 Word 檔方便查看，導致流程未改變。
  • 提出需求：希望能將記錄自動寫回 Word，以符合 HR 的使用習慣。
• 使用情境:
  • 原有流程: 強調人為因素可能造成資料無法順利獲得，尤其在手機上填寫不便。
  • 新流程: 自動化流程降低人為錯誤，應徵者填寫後資料自動存入資料庫並謄寫至 Word，同時備份。
• 技術拆解:
  • 介紹 SharePoint 作為簡易版資料庫的用途與優勢，並指出需商務版微軟帳號才能使用。
  • 提及將 Forms 資料自動轉移到 Word 的技術重點。